Mieux communiquer en interne et en externe

L’échange de données en interne et vers vos interlocuteurs extérieurs est une activité indispensable à toutes les entreprises. Mais comment bien communiquer en toute sécurité ?

La messagerie est un moyen de communication facile à utiliser mais souffre d’un manque de sécurité des données et de nombreux risques de dysfonctionnement. La grande majorité des utilisateurs de messagerie, c’est à dire presque tout le monde, pensent que ce moyen est sûre et sécurisé.

Imaginez que vous souhaitiez envoyer un message secret à un interlocuteur dans une autre ville : Il ne vous viendrait pas à l’idée de l’écrire sur un carte postale sans enveloppe, de la donner à un parfait inconnu dans la rue en lui demandant de faire passer à d’autres inconnus pour la faire transiter jusqu’à votre interlocuteur. C’est un peu ce que vous faites en envoyant un email à vos correspondants. La carte postale peux se perdre dans une poche ou pire dans une poubelle. Elle peux être lue par chaque porteur de la carte.

Connaissant cela, il faut mesurer le niveau de confidentialité du contenu que l’on envoi et la criticité de l’information. Il faut vérifier que ses emails sont arrivés si l’information est attendue, soit en appelant ses interlocuteur, soit en demandant une confirmation de réception (option disponible dans les logiciels

Pour maitriser les flux critiques d’information, il existe d’autres moyens de communication comme l’EDI (Echange de Données Informatisées) qui nécessite des moyens différents que la messagerie.

Le contenu de vos échanges doit aussi s’adapter en fonction du média utilisés. Il ne vous viendrait pas à l’idée de raconter votre vie dans un SMS, sachant q’il est limité en taille. Un message email doit rester court et succinct et des règles existent pour mieux gérer l’utilisation de cet outil : La netiquette. Lisez là, appliquez là et faites la appliquer dans votre entreprise. Ces règles devraient d’ailleurs faire partie du règlement intérieur afin de garantir une efficacité optimum.

Les réseaux sociaux, nouveaux médias, très utilisés à titre personnel, sont souvent interdits dans le milieu professionnel. Cette approche est en train de changer dans les entreprises modernes et va devenir un nouveau moyen d’échanger en interne mais surtout avec ses clients et ses fournisseurs. Il faudra également y mettre quelques règles d’utilisation pour éviter les mauvaises utilisations et les dérives.

La formation des utilisateurs à la bonne utilisation des outils mis à disposition est un règle essentielle à la recherche de performance.

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SP